blog Procesos de archivo

 Algunos apuntes de la primera sesión de trabajo sostenida con Sue Breakell

A partir de su experiencia profesional en el campo del archivo en diferentes instituciones británicas, Sue Breakell hizo una recorrido historicista que posibilitó una acercamiento a los diferentes momentos del concepto de archivo y la práctica archivística. La segunda sesión de trabajo se centró en perfilar una cartografía sobre el ecosistema de conocimientos en Intermediae (ya iniciada con otros expertos como Jorge Blasco y Miren Eraso), con el objetivo de iniciar en un futuro cercano la reestructuración del servidor de la institución y la aplicación de una práctica de archivo.

El origen de un archivo

Entre las ideas planteadas por Sue Breakell en este encuentro es menester destacar su sugerencia respecto a la importancia de conocer la historia de los individuos implicados en la gestión institucional, puesto que sus subjetividades darán forma a la construcción de la institución en sí misma y de su correspondiente archivo.

Por regla general el gesto fundacional de un archivo dista del origen de una institución. Normalmente comienzan siendo acumulaciones en los armarios hasta que un empleado de la largo historial vinculado a la entidad se convierte en archivero, ordenando el material e iniciando un proceso de formalización del registro histórico. En el caso del Imperial War Museum, por ejemplo, pasaron 90 años antes de que se percataran de la necesidad de un archivo de sus propias administración, prácticas y procesos.

El archivero

Un archivero es un profesional que evalúa, recolecta, organiza, preserva, mantiene el control, y proporciona acceso a la información que se considere de valor a largo plazo. Uno de los principales desafíos de esa labor radica en determinar qué documentos tienen un valor duradero.

Para Sir Hilary Jenkinson, los archivos se refieren a la defensa física y moral del valor probatorio de los documentos, este es el principio central de la práctica y la profesión archivística: "(…) una carrera de servicio. Ellos existen para facilitar el trabajo de otras personas. Su credo, la santidad de la evidencia; su tarea, la conservación de cada pedazo de evidencia adherido al documento con el que trabajan; su objetivo brindar, sin prejuicio para todos los que deseen conocer, los medios del conocimiento" (Cook T. Interaction of archival theory and practice since the publication of the Dutch manual in 1898. Archivum 1997;43:191-215. ).

Los derechos de los archiveros incluyen la adquisición y la evaluación de nuevas colecciones, ordenación y descripción de los registros, la prestación del servicio de referencia, y la preservación de los materiales.

La teoría de archivo

Los orígenes de la teoría de archivo se sitúan en el siglo XIX, como resultado de la propagación de archivos surgidos para administrar la avalancha y creciente volumen de documentos producidos por la administración de los nuevos estados nacionales, y las grandes empresas.

Sir Hilary Jenkinson (1882-1961), archivero, paleógrafo, y conservador de registros públicos escribió un texto importante en 1922, titulado Manual de administración de archivos. Texto base para definir el paradigma custodial que rigió en la archivística del siglo XX, así como para delinear nociones como la de santidad de la evidencia.

Jenkinson determinó dos principios básicos para los registros de archivo: la procedencia de los documentos y el orden original de los documentos. El Principio de orden original es un principio básico de la archivística que establece que los documentos de archivo deberán conservarse de acuerdo con el orden que le dio el área productora de los mismos. El Principio de procedencia es otro principio básico de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con otros. Antes del surgimiento de estos principios los archivos eran organizados de distintas formas: por temas, criterios ideológicos y en general solían utilizarse sistemas ajenos a la naturaleza de los documentos de archivo para determinar su organización.

Resumiendo la evolución de estos principios, el de procedencia se refiere al origen de los registros, en esencia, que creó los documentos, o que poseían. Mientras que en 1814, el archivista e historiador francés Natalis de Wailly enuncia la noción de fondo de archivo, consistente en mantener reunidos los documentos provenientes de un mismo organismo, persona, familia, etc; surgiendo el principio de procedencia o de respeto a los fondos para describir una colección de documentos que se originan de la misma fuente y se aplica por el mantenimiento de registros en el mismo sistema que el establecido por su creador. Sin embargo, el respeto a los fondos no garantizaba que las agrupaciones documentales existentes en su interior (secciones, series, expedientes) no pudieran ser mezcladas entre ellas mismas; se reglamentaban las relaciones entre los fondos, más no las que pudieran suceder en sus niveles documentales inferiores. De ahí que en 1881 H. Von Seybel designara el principio de orden original, que dispone que los documentos de un fondo deben mantenerse, a lo largo de su vida, en el orden otorgado por su entidad de origen, o sea, clasificados de acuerdo a las acciones desarrolladas por la entidad o a sus propias estructuras administrativas.

El principio de orden original no siempre es la mejor manera de mantener algunas colecciones, por ello los archivistas deben usar su propia experiencia y las técnicas actuales para determinar la forma correcta de mantener las colecciones de materiales mixtos o aquellas que carecen de una clara disposición original.

Aturdidos por la cantidad y el flujo de los documentos producidos después de la Segunda Guerra Mundial, en 1956, Theodore Schellenberg, publicó Archivos modernos. Principios y técnicas. Es imaginable que en la época en que Jenkinson elaboró sus teorías sobre el archivo el "objetivo" o la actitud pasiva en la adminstración de archivos era posible, dado que el volumen de información y documentos daba la opción de que su gestor decidiera en cada caso que se destruía o conservaba. Schellenberg abogó por un enfoque más activo de los archiveros en la evaluación de los documentos, mediante el desarrollo de un filtro a través de dos grandes categorías de documentos. Con ello, Schellenberg recuperó el concepto de evidencia de Jenkinson, interpretándolo en su teoría de los valores primarios y secundarios de los documentos.

El valor primario refleja la importancia de los documentos para su creador original. Mientras que los valores secundarios se dividen en:1) La evidencia que contienen de la organización y el funcionamiento del cuerpo gubernamental que los produjo. 2) La información que contienen sobre personas, corporaciones, cosas, problemas condiciones y otros asuntos por el estilo con los que trate el cuerpo gubernamental. En este caso el nuevo modelo se desmarca de la visión de Jenkinson, al otorgarle al archivero un papel fundamental en la toma de decisiones sobre la preservación del documento a partir de una investigación del mismo y la consulta de otras fuentes especializadas, más allá de lo dictaminado por su creador en el origen. Estos aportes de Theodore Schellenberg permitieron a los archiveros un mayor control sobre los flujos de documentos, pero también abrieron una caja de Pandora en relación con cuestiones éticas y políticas.

Un hito dentro de las prácticas de archivo referente a la libertad de información ha sido el cambio de legislación a partir de The Freedom of Information Act 2000, una Ley del gobierno británico para regular la divulgación de la información en poder de autoridades públicas o por personas que presten servicios para ellos y para modificar la Ley de Protección de Datos de 1998 y la Ley de Registros Públicos de 1958. Dicha transformación de la ley ha tenido un profundo efecto en el registro público, mantenimiento y prácticas dentro de los archivos. Dicha ley faculta a las personas a acceder a la información almacenada en instituciones públicas (salvo excepciones relativas a cuestiones de intimidad), con la intención de hacer el conocimiento público más accesible y a las instituciones públicas más transparentes y responsables.

La primera cláusula de esa Ley estipula:

1 El derecho general de acceso a la información en poder de las autoridades públicas

(1) Cualquier persona que presente una solicitud de información a una autoridad pública tiene el derecho -

(a) a ser informado por escrito de la autoridad pública si se tiene información sobre la descripción especificada en la solicitud, y

(b) si ese es el caso, tener comunicación de esa información .


En España no existe de momento una ley que regule el derecho de acceso a la información.